Vi driver själva två kliniker
För vård, tandvård och estetik
Vi driver själva två kliniker i Göteborg och har infört AI i bokning, telefoni och journalflöden. Vi har betalat för misstagen på vägen. Den här sidan handlar om vad som fungerar i en klinik och vad som inte gör det.
- Egna verksamheter
- Två
- Ledningssystem
- SOSFS 2011:9
Mönstret
Vad vi ser i kliniker
Samma saker återkommer nästan varje gång.
Receptionen går åt till tid- och prisfrågor som besvaras likadant varje gång
Diktat transkriberas av en leverantör som ingen har granskat
Bilder på behandlingsresultat hanteras i verktyg som inte var tänkta för personuppgifter
Återkallelser görs manuellt, eller inte alls
Någon i personalen har hittat ett verktyg som fungerar bra, och ingen annan vet om det
Patientuppgifter
Det som kräver särskild försiktighet
Patientuppgifter är känsliga personuppgifter, och de flesta publika AI-gränssnitt är inte byggda för dem. Det betyder inte att AI är olämpligt i vården. Det betyder att ordningsföljden spelar roll. Först vet man vad som används och vart data går. Sedan bygger man.
Vi går igenom journalsystemets biträdesavtal, vilka underleverantörer som finns i kedjan, och vad som får och inte får matas in i ett publikt gränssnitt. Det sista är oftast det som saknas helt: en skriftlig mening som personalen kan följa.
IVO-tillsyn
Estetiska verksamheter
Verksamheter som utför estetiska injektionsbehandlingar eller kirurgiska ingrepp är registrerade hos IVO och betalar 13 500 kronor om året i tillsynsavgift. IVO:s egen slutrapport visar att myndigheten hunnit inspektera en liten andel av de registrerade verksamheterna, och att brister påträffats i praktiskt taget alla som granskats.
En genomlysning ger er en daterad och versionshanterad förteckning över er digitala behandling av patientuppgifter. Det är dokumentation ni ska ha enligt SOSFS 2011:9 oavsett, och den går att visa upp vid tillsyn.
Mönster vi sett
Exempelfall
Exempelfall. Sammansatta ur mönster vi ser återkommande, för att visa vad metoden gör. Det är inte verkliga kunder. Verkliga, namngivna referenser publiceras här när de finns och när kunden gett skriftligt medgivande.
Tandvård · 6 anställda, 2 behandlingsrum
Tandvårdsklinik som tappade tid i telefonen
- Utgångsläge
- Receptionen tog cirka 40 samtal om dagen, ungefär hälften om tider och priser. Kliniken använde ett publikt AI-gränssnitt för att skriva patientbrev, en transkriberingstjänst för diktat, och hade en chattfunktion på hemsidan som ingen visste vem som levererade.
- Vad vi hittade
- Fem verktyg i drift, varav tre som ledningen inte kände till. Personuppgiftsbiträdesavtal fanns för ett. Diktaten transkriberades av en leverantör med underbiträde utanför EU utan reglerad överföring. En betald licens hade inte använts på fyra månader.
- Vad som gjordes
- Tre åtgärder inom 30 dagar: transkriberingen byttes till en leverantör med behandling inom EU, biträdesavtal tecknades för de kvarvarande verktygen, och den oanvända licensen sades upp. Därefter automatiserades tidsbokningsfrågorna.
- Utfall
- Samtalsvolymen till receptionen minskade märkbart och den oreglerade överföringen upphörde. Ledningssystemet fick för första gången en fullständig förteckning över vilka digitala tjänster som behandlar patientuppgifter.
Estetik · 3 anställda, en mottagning
Estetikklinik inför IVO-tillsyn
- Utgångsläge
- Registrerad hos IVO och betalade årsavgiften, men hade aldrig gått igenom vilka digitala verktyg som användes. Ledningssystemet fanns som ett dokument från 2022 som ingen uppdaterat.
- Vad vi hittade
- Bilder på behandlingsresultat laddades upp i ett publikt bildgenereringsverktyg för att skapa marknadsföringsmaterial. Bokningspåminnelser skickades via en tjänst utan biträdesavtal. Ingen i personalen hade fått utbildning i vad som får matas in i ett publikt AI-gränssnitt.
- Vad som gjordes
- Bildhanteringen stoppades och ersattes med ett verktyg där data stannar inom EU. En kort skriftlig riktlinje togs fram. Protokollet infogades som bilaga i ledningssystemet.
- Utfall
- Kliniken har numera en daterad, versionshanterad förteckning över sin digitala behandling av patientuppgifter och kan visa upp den vid tillsyn. Riktlinjen tog en timme att gå igenom med personalen.
Ekonomi · 14 anställda
Redovisningsbyrå som redan betalade för svaret
- Utgångsläge
- Byrån hade köpt en AI-assistent till samtliga medarbetare tolv månader tidigare. Ingen mätte om den användes. Ledningen misstänkte att den inte gjorde det men ville inte säga upp licenserna utan underlag.
- Vad vi hittade
- Fyra av fjorton använde verktyget mer än en gång i veckan. De fyra hade lärt sig det på egen hand och utvecklat arbetssätt som ingen annan kände till. Två medarbetare använde i stället ett publikt AI-gränssnitt för klientmaterial, vilket ingen beslutat om.
- Vad som gjordes
- De fyras arbetssätt dokumenterades och blev grunden för en intern halvdagsutbildning. Licensantalet justerades efter faktisk användning. En riktlinje togs fram för vad klientmaterial får användas till.
- Utfall
- Byrån slutade betala för licenser som inte användes, och kompetensen som redan fanns internt spreds i stället för att stanna hos fyra personer. Det som såg ut som ett inköpsbeslut visade sig vara ett utbildningsproblem.
Först vet man vad som används och vart data går. Sedan bygger man.