Metoden och protokollstrukturen
Så arbetar vi
En genomlysning är inte ett samtal om möjligheter. Det är en genomgång med fast struktur, fast frågelista och ett dokument i andra änden. Här är hela strukturen, så att ni vet vad ni köper.
- Avsnitt
- 11
- Bilagor
- 3
Gången
Fyra steg, ett dokument i andra änden
Vi behöver 90 minuter av er tid, och vi tar med frågorna.
- Steg 1
Bokning
Vi skickar en uppdragsbekräftelse med omfattning, pris och leveransdatum, samt fyra frågor att förbereda.
- Steg 2
Samtalet
90 minuter eller tre timmar, på plats eller video. Vi tar med frågorna. Ni behöver inte förbereda underlag.
- Steg 3
Analysen
Vi går igenom svaren mot vår fyndlista och sammanställer protokollet.
- Steg 4
Genomgången
30 eller 45 minuter där vi går igenom protokollet tillsammans. Ni får det skriftligt innan.
Protokollet
Elva avsnitt
Avsnitten märkta med pil går in i ert ledningssystem.
- 01
Sammanfattning
- Genomförande: datum, deltagare, omfattning
- Sammanfattande bedömning, max 200 ord
- De tre viktigaste åtgärderna
- 02
Verksamheten
- Organisation, storlek, verksamhetsområde
- Systemlandskap
- Avgränsning: vad som ingått och inte
- 03
AI-inventering
- Verktyg i beslutad användning
- Verktyg i faktisk användning utan beslut (skugg-AI)
- AI inbyggd i befintliga system, ej klassad som AI av verksamheten
- Kostnad per verktyg och månad
- Verktyg som betalas men inte används
- 04
Data och behandling
- Vilka verktyg som behandlar personuppgifter
- Kategorier av uppgifter, med särskild uppmärksamhet på känsliga
- Dataflödeskarta (endast Utökad)
- Överföring utanför EU/EES
- Personuppgiftsbiträdesavtal: status per leverantör
- Underbiträden i kedjan (endast Utökad)
- 05
Regelverk
→ går in i ledningssystemet- GDPR: identifierade risker
- AI-förordningen art. 4 (AI-kunnighet)
- AI-förordningen art. 50 (transparens)
- Cybersäkerhetslagen: omfattas verksamheten? Underlag för bedömning
- Branschspecifikt: patientdatalagen, lag 2021:363
- 06
Kompetens och styrning
→ går in i ledningssystemet- Vem som beslutar om AI-användning
- Skriftliga riktlinjer: finns eller finns inte
- Genomförd utbildning
- Beroende av enskilda personer
- 07
Nytta
- Mäts effekten idag?
- Uppskattad tid i manuellt återkommande arbete
- Vad som faktiskt förbättrats sedan AI infördes
- 08
Fynd
→ går in i ledningssystemet- Numrerad lista enligt fyndreglerna
- 09
Automationskandidater
- Rankad lista
- 10
Föreslagen ordning
- Åtgärda först: under 30 dagar
- Planera in: 1–2 kvartal
- Avvakta, och varför
- 11
Underlag och avgränsningar
- Vad bedömningen grundas på
- Vad som inte kontrollerats
- Vad som inte kunnat verifieras
Bilaga A: Fullständig verktygsförteckning
Bilaga B: Frågeformulär och svar
Bilaga C: Källor till regelverkshänvisningar
Underlag och avgränsningar
Om avsnitt 11
Sista avsnittet i varje protokoll heter Underlag och avgränsningar, och där skriver vi ut vad vi inte har kontrollerat och vad vi inte kunnat verifiera.
Det är den delen som skiljer ett protokoll från en säljbroschyr. En granskning som bara redovisar vad den hittat, utan att redovisa var den inte tittat, går inte att bedöma, och därmed inte att lita på.
Bevisföring
Varje fynd bär en grund
Vi skriver aldrig att något krävs utan att ange av vad. "Lagen kräver det" är inte en källa. I protokollet står vilken bestämmelse det gäller, och vem hos oss som gjort bedömningen. Det gör att ni kan ifrågasätta den.
Fylls på efter de första leveranserna
Fyndkartan
Här kommer vi att visa vilka fynd som är vanligast, aggregerat och anonymiserat över de genomlysningar vi gjort. Den är tom just nu eftersom vi ännu inte har underlag för att visa något som håller.